Es gilt zunächst zu unterscheiden zwischen dem Verhindern von unbefugtem Zugriff von Dritten und dem internen Schutz vor ungewollter Manipulation und der Sicherstellung der internen Vertraulichkeit.
Die XfleX Cloud wird bei einem spezialisierten Schweizer Provider betrieben, der die Daten in der Schweiz lagert. Diese Cloud ist mit den modernsten Sicherheitstechnologien geschützt und wird permanent überwacht. Das Login benötigt drei Komponenten und kann auf Wunsch mit einer Token Übermittlung zur 2 Faktor Authorisierung zusätzlich gesichert werden.
XfleX verfügt über ein komplettes Benutzer- und Rollenrechtesystem. Es können ganze Funktionsräume blockiert und aus dem Benutzermenu ausgeschlossen werden. Es stehen ausserdem individuelle Rechte für Betrachten, Erfassen, Ändern und Löschen von Datensätzen zur Verfügung.
Vertraulichkeit kann in XfleX zusätzlich über die Segmentierung der Daten gewährleistet werden. Nicht jeder Benutzer benötigt zwingend Zugriff auf alle Kontakte oder alle Projekte (zwei Beispiele). Das Unternehmen kann seine Aufbauorganisation in XfleX abbilden, die Mitarbeiter den Organisationseinheiten zuteilen und die Datensätze entsprechend auch. Das erhöht neben der Vertraulichkeit für das Unternehmen auch die Anwendbarkeit für den Benutzer, denn es stehen ihm z.Bsp. nur die Buchungsmodelle zur Auswahl, die für ihn sinnvoll sind.
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