Leistungserfassung und Abrechnung
XfleX Modul xPERFORM
Worum geht es in diesem Modul?
Das Erfassen der Leistungen eines Unternehmens bildet die Basis für verschiedene Kontrollaufgaben und die optimierte Fakturierung. XfleX erlaubt die Leistungserfassung in den Kostenbereichen Arbeit, Spesen, Material, Geräteeinsatz und Fremdleistungen. Jede Leistungsbuchung erfüllt mehr als einen Zweck. Abhängig vom Kostenbereich fliesst sie in die Arbeitszeitkontrolle der Mitarbeiter, wird Teil der Spesenabrechnung, bewirkt eine Lagerausgangsbuchung, verursacht Kosten in einem Projekt oder steht als Position für eine Regiefaktura zur Verfügung. Leistungsbuchungen erfolgen immer auf der Basis eines Buchungsmodells. Dieses dient als Verbindung zum Projektbudget, dessen Positionen ebenfalls auf einem Buchungsmodell basieren. Diese Tatsache erlaubt die Projektkontrolle bis auf die Ebene einer Leistungsart.
Was sind die Besonderheiten?
Vermeiden falscher Buchungen
Mitarbeiter sollen keine falschen Buchungen erfassen können. Dies zu verhindern wissen die Buchungsmodelle. Deshalb definiert das Buchungsmodell, welche Angaben zu einer Buchung zwingend, möglich oder nicht erlaubt sind. Eine direkte Leistungsart der Kostensektion Arbeit muss beispielsweise zwingend mit einem Projekt und einem Mitarbeiter, darf aber nicht mit einem Material oder einem Gerät verbunden sein. In einem Projekt kann zudem definiert werden, welche Buchungsmodelle überhaupt zugelassen sind.
Dynamische Oberfläche
Definieren Sie Ihre passenden Buchungsmodelle, welche entscheiden, welche Eingabefelder im Erfassungsdialog für Buchungen angezeigt werden. Dies ist besonders wichtig beim Buchen auf mobilen Geräten mit kleinen Bildschirmen. Unnötige Felder werden ausgeblendet und die Erfassung kann effizient durchgeführt werden. Beispiel: Bei einer Spesenbuchung ist die Zeitangabe von/bis nicht sinnvoll. Wenn es keine Materialbuchung ist, dann wird die Artikelauswahl nicht angezeigt.
Unterwegs schnell erfasst
Für Ihre Mitarbeiter im Aussendienst stellt XfleX eine für Smartphones und Tablets optimierte Oberfläche zur Verfügung. Es ist keine App-Installation notwendig. Die Webanwendung funktioniert mit allen Browsern auf allen Bildschirmformaten. Damit wird der Erfassungsaufwand auf das absolute Minimum reduziert werden kann bietet die mobile Ansicht zusätzlich zum Standard-Erfassungsdialog den Start-Stopp-Modus. Dieser lässt sich so weit vordefinieren, dass mit einem Klick auf "Start" die passende Buchung initialisiert und durch einen Klick auf "Stopp" bei Arbeitsende wieder beendet werden kann. Der Dialog funktioniert wie eine Stoppuhr.
Arbeitszeit- und Ferienkontrolle
Nicht nur projektbezogene Tätigkeiten können in XfleX erfasst werden. Auch alle indirekten Stunden und Absenzen werden erfasst. Zusammen mit der Feiertagstabelle können beliebige Arbeitszeitkalender geführt, die Sollstunden darin automatisch berechnet und den Mitarbeitern periodengerecht zugewiesen werden. Daraus lassen sich dann für jeden Mitarbeiter Monats- und Jahresübersichten mit Gleitzeit- und Feriensaldi erstellen. Dies täglich, monatlich und kumuliert inklusive Details bezüglich der Leistungsarten. Die Spesenabrechnung ist ebenfalls integriert.
Leistungsfakturierung
Die Ansätze und Konditionen, die zur Abrechnung gelangen, können bei Kunden, bei Mitarbeitern, bei Buchungsmodellen und Projekten spezifisch vorbestimmt und individuell angepasst werden. Buchungen auf Projekte, Rahmen- oder Serviceaufträge sind wöchentlich oder monatlich in einem Massenprozess fakturierbar. Dies spart Zeit und führt zu einer effzienten Fakturierung. Leistungen in einer Projektstruktur können in eine einzige Rechnung konsolidiert werden.
Einige Funktionen in der Übersicht
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Zusätzlich zu den vordefinierten Artikelpreisen und Kundenkonditionen, können projekt- und anlagenspezifische Ansätze definiert werden.
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Einrichten von komplett vordefinierten Buchungen aus der Kombination Mitarbeiter, Arbeitsart und Baustelle. Diese können ähnlich einer Stoppuhr mit einem Klick gestartet und beendet werden.
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Den Mitarbeitern kann eine komplette Arbeitsvorgabe zu einem Projekt hinterlegt werden, so dass diese beim Buchen nur noch die Position anklicken und die Menge angeben müssen. Auf dieser sind auch die Sollzeit und die dafür gearbeitete Zeit sichtbar.
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Für Mitarbeiter mit unterschiedlichen GAV, aus anderen Kantonen oder mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden, können individuelle Arbeitszeitkalender geführt werden.
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Arbeitszeitkontrolle mit Auswertungen auf Tages-, Wochen- und Jahresbasis.
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Integrierte Spesenabrechnungen
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Leistungsfakturierung über jede beliebige Periode oder mit Einzelauswahl von Projekten.
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Automatische Berücksichtigung von Akkontostellungen.
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Vordefinierte Buchungsmodelle vermeiden falsche Buchungen.
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Die Webanwendung funktioniert mit allen Browsern auf allen Bildschirmformaten.
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Leistungen in einer Projektstruktur können in eine einzige Rechnung konsolidiert werden.
