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Termine nach MS Outlook übertragen
Wir erweitern die Nutzung des Microsoft Graph API um Service-, Wartungs-, Geschäfts- und Privattermine direkt in den Outlook Kalender
des Benutzers zu übertragen. Für Servicetechniker ist das besonders interessant, da sie damit sowohl im XfleX Kalender
wie auch im Outlook Kalender alle Termine zur Verfügung haben. Das steigert die Resilienz der Serviceorganisation.
Suissetec GAV 2025
Der neue Suissetec Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Gebäudetechniker verlangt ab 1.1.2025 eine erweiterte Stundenkontrolle.
Die Überzeiten sind obligatorisch in unabhängigen Bereichen (Vorholzeit, A und B) zu führen und wöchentlich, monatlich und jährlich auszuweisen.
Kompensationen und Auszahlungen müssen in den vorgesehehen Bereichen erfasst und dürfen nicht bereichsübergreifend verwendet werden.
XfleX hat diese Funktionalität per Ende Januar 2025 verfügbar gemacht.
Pendenzen, wiederholende Aufgaben und Aufgabenabläufe
Aufgaben können zu Kontakten und Projekten hinterlegt werden. Sie werden einem Mitarbeiter oder einem Team zugeteilt.
Aufgaben können in Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresintervallen automatisch wieder als Pendenz erscheinen.
Aufgaben sind als Modelle vordefinierbar und können zu ganzen Arbeitsabläufen (ähnlich wie Workflows) zusammengefügt werden.
Wird ein neuer Kunde gewonnen oder ein neues Projekt realisiert, kann der passende Ablauf ausgewählt werden und alle notwendigen Arbeitsschritte sind zeitlich gestaffelt den richtigen Teams und Mitarbeitern zugeteilt.
Lernvideos
Für unsere Kunden haben wir bereits 40 Lernvideos mit über 20 Stunden anschaulichem Inhalt bereitgestellt.
Sie werden Schritt für Schritt durch alle Vorgänge geführt. Sie können sich damit selber die Anwendung von XfleX beibringen.
Es entstehen keine Kosten für die Mitarbeiterschulung.
Ressourcenplanung und Auslastungsanalyse
Mit der Einsatzdisposition können sowohl Mitarbeiter wie auch Fahrzeuge und Geräte auf Projekte eingeteilt werden.
Die Mitarbeiter sehen in ihrem Kalender online wann sie wo eingeteilt sind, welches Fahrzeug ihnen zur Verfügung steht,
welche Geräte sie dabei haben sollten und mit welchen Arbeitskollegen sie zusammenarbeiten.
Die Aufträge bilden über ihr Budget die Arbeitslast, während die Mitarbeiter über ihren Arbeitskalender Kapazität zur Verfügung stellen.
Mit der Disposition und der Leistungserfassung zusammen, lässt sich damit auf Fragen antworten wie:
- wann besteht Kapazität um neue Aufträge anzunehmen?
- können wir diese Woche noch pendente Aufträge einplanen?
- benötigen wir temporäres Personal?
- müssen wir aktiver werden im Verkauf?
Die neue Auslastungsanalyse zeigt dies übersichtlich mit Kennzahlen, detailliert pro Projekt und tagesgenau grafisch an.
Dokumente Digital signieren
Dokumente können digital signiert werden. Dadurch müssen Dokumente nicht mehr in Papierform oder auf teuren WORM Speichersystemen archiviert werden. Das heisst nicht drucken,
nicht einpacken, nicht frankieren, nicht zur Post bringen, nicht ablegen, sondern einfach per Email versenden – für die MWST genauso wie für andere amtliche Angelegenheiten.
Outlook Add-In
Im Outlook eingehende Emails können als Interaktion in XfleX abgelegt werden. Das XfleX Outlook Add-In erkennt den Kontakt aufgrund seiner Email-Adresse.
Steht das Email mit einem Projekt in Zusammenhang, kann direkt im Add-In das passende Projekt ausgewählt werden. Welche Anhänge dazu abgelegt werden sollen, kann auch entschieden werden.
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