Grundlegende Eigenschaften
Was macht XfleX so flexibel?

XfleX richtet sich besonders nach den Bedürfnissen von IT Unternehmen. Das zeigt sich einerseits in der spezifischen Art der Bedienung und den günstigen Kosten dank dem SaaS (Software as a Service) Modell und andererseits natürlich in den Funktionen, die XfleX zur Verfügung stellt.

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Layoutfreiheit

Mit jedem Textprogramm, das mit RTF umgehen kann (z.Bsp. MS Word), können die Layouts für Offerten, Rechnungen, Korrespondenz usw. nach dem eigenen Corporate Design (CD) definiert werden. Das erzeugte Dokument kann wieder im RTF oder im PDF Format sein.

Begriffsfreiheit

Sie können alle Begriffe der Benutzeroberfläche selber anpassen und so einstellen wie Sie es sich in Ihrem Betrieb gewohnt sind. Nennen Sie es Anlage oder Objekt, nennen Sie es Angebot oder Offerte? Ihre Wahl.

Freie Felder

Sie können überall selber Felder anlegen und den Objekten zufügen.

Freie Typen

Alles ist typisierbar und Sie können die Typen selber anlegen: Kontakttyp, Gerätetyp, Dokumenttyp usw. Diesen Typen geben Sie bestimmte Eigenschaften und so verhalten sich diese dann und erleichtern Ihnen die Arbeit.

Digitale Signatur

Die Dokumente können GeBüV (Geschäftsbücherverordnung des Bundes) konform digital signiert werden. Dadurch müssen Dokumente nicht mehr in Papierform oder auf teuren WORM Speichersystemen archiviert werden. Das heisst nicht drucken, nicht einpacken, nicht frankieren, nicht zur Post bringen, nicht ablegen, sondern einfach per Email versenden und trotzdem sind die Anforderungen der GeBüV erfüllt - sowohl beim Ersteller wie beim Empfänger - für die MWST genauso wie für die anderen Steuern.

XfleX merkt sich wie Sie arbeiten

In den Dialogen treffen Sie immer wieder eine Wahl. Das kann ein Reiter sein, eine Suche, eine Sortierung. XfleX merkt sich das und präsentiert sich Ihnen das nächste Mal wieder genauso.

XfleX ist immer für Sie da

Sie können XfleX überall auf der Welt nutzen, wo Sie Internet haben. Ohne jede Installation, auf jedem Gerätetyp (PC, Tablet, Handy) und auf jedem Betriebssystem (Windows, Mac, iPhone, iPad, Android) steht XfleX sofort zu Ihrer Verfügung - auf Wunsch auch mit einer sehr sicheren Token-Anmeldung.

Kontaktmanager
XRM is besser als CRM

XfleX muss natürlich alles können, was heute ein gutes CRM kann. Deshalb seien hier nur einige Punkte aufgeführt, die es speziell auszeichnen und für Ihre Branche besonders wichtig sind.

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Kundenkonditionen: eigene Rabattsätze für Geräte, Montage und Fremdarbeiten, je für Neuinstallationen und Reparaturaufträge und verdeckte Preisfaktoren für die gleichen Grössen. Ausserdem Rabatt und Skontosätze für den Abschluss.

Beliebig viele Kommunikationswege (Telefon, Website, Blog, Email, …) und beliebig viele Anschriften auf Zeitachse, sodass Sie sich nie mehr ein Post-It an den Bildschirmrand kleben müssen, wenn Sie eine Umzugsmeldung eines Kunden oder Lieferanten erhalten.

Automatische Prozesse bei bestimmten Aktionen. Wenn Sie z.Bsp. eine Offerte per Email versenden, können Sie es so einrichten, dass der Kontakt den Eintrag "Nachfassen" erhält.

Versand personalisierter Emails mit Eintrag in der Historie des Kontaktes.

Erzeugen von Korrespondenz auf der Basis von Standardbriefen mit Daten aus den beteiligten Kontakten und dem Projekt oder Objekt.

Umsatzanalysen, die Ihnen auf einen Blick Angebots, Werkvertrags- und Fakturavolumen zeigen. Detailliert über vier Vergleichsperioden bis zu den einzelnen Arbeitsarten oder Ertragskonten möglich.

Projektverwaltung
und Auftragsabwicklung

In der Auftragsbearbeitung definieren und kalkulieren Sie Ihre Leistungen und verwenden diese für Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

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Offerten können direkt mit einem Kontakt verbunden werden und erst später in ein Projekt eingebracht werden, wenn der Auftrag erteilt und ein Projekt angelegt wurde.

Dokumente können mit Modellen erstellt, aus anderen kopiert (ganz oder teilweise) oder auf einen vordefinierbaren nächsten Typ übertragen werden.

Dokumente können die Basis für ein Projektbudget sein. Das Projektbudget meldet dem Projekleiter per Email, wenn die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze von z.Bsp. 70% auf einer Lewistungsart erreicht haben.

Projekte können eine eigene Kalkulation haben und mit einer übersichtlichen Projekterfolgsrechnung überwacht und (einzeln oder gruppenweise) ausgewertet werden. Darin sind alle Kennzahlen enthalten, bis hin zum erreichten Stundensatz.

Projekte können beliebig viele beteiligte Kontakte tragen (Auftraggeber, Elektriker, Klimatechniker, …) und mehrstufig geführt sein (Hauptprojekt, Teilprojekt, Projektphase, …).

Aus den Dokumenten, typischerweise natürlich aus der Auftragsbestätigung, können Arbeits- und Materialauszüge erstellt werden. Darin werden auch Leistungen aufgelöst, die eine Stückliste haben.

Maximal flexible Positionen mit Kapiteln, Texten, Rabatten auf jeder Ebene, Akkontoverrechnung, Zwischentotalen und diversen Mengentypen (Pro, Pauschal).

Leistungserfassung,
Leistungsfakturierung und Arbeitszeitkontrolle

Dieser Titel umfasst viele verschiedene Funktionen. Das liegt daran, dass eine Buchung in XfleX eben gleichzeitig Kosten in der Budgetüberwachung und im Projektcontrolling verursacht, eine Leistung ergibt, die in die Fakturierung einfliessen kann und wenn es sich um eine Arbeitszeitbuchung handelt auch eine Zeitbuchung für den Mitarbeiter ist.

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Zusätzlich zu den vordefinierten Preisen und den Konditionen, können Sie objekt- und anlagenspezifische Ansätze definieren, die für die darauf erzeugten Servicerapporte verwendetet werden.

Einrichten von komplett vordefinierten Buchungen (Mitarbeiter - Arbeitsart - Baustelle), die dann mit einem Knopfdruck (auch auf dem Handy) gestartet und bei Arbeitsende beendet werden können. Schon ist die Arbeitszeit erfasst und die Kosten auf dem Auftrag gebucht. Und wenn es Regie ist, kann diese Buchung in die Fakturierung einfliessen. Alles mit zwei Klicks.

Sie können verschiedene Arbeitszeitkalender führen für Mitarbeiter mit unterschiedlichen GAV, aus verschiedenen Kantonen oder unterschiedlichen Beschäftigungsgraden.

Arbeitszeitkontrolle mit Auswertungen auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbasis, sowie freien Perioden.

Integrierte Spesenabrechnungen

Leistungsfakturierung über jede beliebige Periode oder mit Einzelauswahl von Projekten mit utomatischer Berücksichtigung von Akkontostellungen.

NEU: Rapportieren mit Spracheingabe

Die Spracheingabe wandelt gesprochene Worte in geschriebenen Text. Damit kann ohne manuelle Eingabe rapportiert werden. Einfach den Mikrofonknopf drücken, sprechen und schon ist der Text im Arbeitsrapport eingefügt. Diese Funktion ist besonders bei der Rapportierung auf mobilen Geräten nützlich, bei denen die Tastatureingabe umständlich ist. Sie steht aber auch in der Desktop Umgebung zur Verfügung. Die Umwandlung nutzt künstliche Intelligenz (KI) und verbessert sich dadurch laufend selber. Es stehen über 100 Sprachen zur Verfügung. Mehr erfahren

Einsatzdisposition
und Aussendienst

Verträge für Präventivwartung abschliessen und periodengerecht fakturieren.

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Preisbildung aufgrund der Vertragspositionen möglich (beliebig viele, alle Arten: Arbeit, Material, …).

Wartungstermine über mehrere Terminserien bestimmbar, mit verschiedenen Intervallmustern (Tag, Woche, Monat, Jahr; Wochentage; erste, zweite, .., letzte Woche; usw.).

Generieren von Wartungsaufträgen aufgrund der Vertragstermine.

Eröffnen von Serviceaufträgen zu Standorten und Geräten.

Leistungsfakturierung für Serviceeinsätze. Vertragsfakturierung für Wartungsverträge.

Disponieren aller Einsätze mit mehreren Terminen pro Auftrag.

Termine für Grossprojekte führen.

Terminübermittlung auf externe Kalender wie MS Outlook möglich.

Für mobile Geräte optimierte Dialoge:

Termine im Kalender sind mit Projekten, Serviceaufträgen und Kontakten verbunden und bieten direkten Zugang zu ihnen, sodass alle Informationen zum Objekt, dem Auftrag, der Anlagenhistorie und dem Kunden unmittelbar abrufbar sind.

Direkt auf einem Termin im Kalender kann die Rapporterfassung gestartet werden, wobei das Projekt oder der Serviceauftrag bereits hinterlegt sind.

Im Anschluss an die Rapportiertung kann der Kundendialog geöffnet werden, der eine Übersicht der Leistungen zeigt, die Unterschrit des Kunden auf dem Gerät aufnimmt und die Zustellung einer Rapportkopie per Email auslösen kann.

Die Techniker haben Zugriff auf alle Standorte und deren Geräte und können bei Piqueteinsätzen selber einen Serviceauftrag eröffnen.

Überwachungsaufgaben wahrnehmen
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Eröffnen von Überwachungsverträgen zu Kundenstandorten mit mehreren wiederkehrenden Terminfolgen in Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresrhythmus.

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Definieren welche Geräte überwacht und welche Daten jeweils aktuell erfasst werden sollen.

Definieren was passieren soll, wenn die neu erfassten Daten die vordefinierten Limiten über- oder unterschreiten.

Beliebig viele Überwachungspunkte pro Gerät und Terminfolge möglich.

Automatische Termineinträge bei den verantwortlichen Mitarbeitern.

Vor Ort Erfassung der Daten auf allen mobilen Geräten möglich (keine App Installation notwendig).

Historisierung aller erfassten Werte, sodass Überwachungsprotokolle für die Kunden aufbereitet werden können.

Vertragsfakturierung für Überwachungsaufträge.

Die aktuellen Standorte der Mitarbeiter können mit GPS Tracking verfolgt werden. Ein Geoinformationssytem mit interaktiver Karte zeigt die aktuellen oder auch die historischen Standorte der Mitarbeiter an. Dazu können auch die Projektstandorte eingeblendet werden.

Einkauf und Lager
Immer gut versorgt

Bestellen, Einlagern, Ausliefern

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Zum optimalen Zeitpunkt die notwendigen Mengen zum besten Preis einkaufen.

Bei dieser Zielsetzung helfen Ihnen die Funktionen der Option Einkauf und Lager. Bestellungen können auf der Basis von Auftragsdokumenten, von Serviceaufträgen und von Mindestmengen aufbereitet werden. Dabei können die Bestellvorschläge aus diesen drei Bereichen zu Bestellungen pro Lieferant zusammengefasst werden, wobei die Referenzinformationen für die spätere Reservierung für ein Projekt oder ein Serviceauftrag erhalten bleiben.

Jedes Material kann mit eigenen Lieferanten mit deren Konditionen ausgezeichnet werden (bei IGH Material mit ein oder zwei Dimensionen für jede einzelne Dimennsion). Dazu gehören auch die spezifische Bestellnummer, der Bestelltext, die Mindestmengen und eine von der Artikeleinheit abweichende Bestelleinheit, in die XfleX automatisch umgerechnen kann, wenn eine Bestellung erfolgt.

Die Einlieferungen können in Teilmengen sein, die dann bei der nächsten Einlieferung zur selben Bestellung automatisch berücksicht werden. Die Positionen werden für die entsprechenden Projekte und Serviceaufträge am gewünschten Lagerort reserviert.

Für die Auslieferung können Rüstscheine aufbereitet werden, die z.Bsp. eine Umbuchung von einem zentralen Lagerort mit freien Mengen an ein Servicefahrzeug und/oder mit Reservation für das Projekt oder die Baustelle ermöglichen.

Analysen über die ein- und ausgehenden Bewegungen in verschiedenen Perioden erlauben eine optimierte Einkaufsplanung.

Schnittstellen
Mit dem Umfeld verbunden

Fibu-Debi, Lohn, Archivierung

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Preisgestaltung
Optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis

Sie bezahlen Sie nur, was Sie auch effektiv nutzen. XfleX verrechnet genau die Anzahl Benutzer, die in einem Monat ein bestimmtes Modul verwendet haben (Saas Modell).

Die XfleX IT Branchensoftware ist ab CHF 110 pro Benutzer und Monat erhältlich.

In diesem Preis sind neben der Verwendung der XfleX Software auch alle Updates, die gesamte Serverhardware und Serversoftware, sowie das Generationen-Backup enthalten. Sie müssen sich um nichts kümmern und haben keine anderen Kosten.

Mein XfleX
Mehr für Sie

Diese Seite ist eine Übersicht für eine erste Abklärung. Es können hier nicht alle Möglichkeiten und Funktionalitäten aufgeführt werden. Wenn Sie mehr über XfleX erfahren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus. Wir sind gerne für Sie da.