Leistungserfassung und Abrechnung

Das Erfassen der Leistungen eines Unternehmens bildet die Basis für verschiedene Kontrollaufgaben und die optimierte Fakturierung. XfleX erlaubt die Leistungserfassung in den Kostenbereichen Arbeit, Spesen, Material, Geräteeinsatz und Fremdleistungen.

Jede Leistungsbuchung erfüllt mehr als einen Zweck. Abhängig vom Kostenbereich fliesst sie in die Arbeitszeitkontrolle der Mitarbeiter, wird Teil der Spesenabrechnung, bewirkt eine Lagerausgangsbuchung, verursacht Kosten in einem Projekt oder steht als Position für eine Regiefaktura zur Verfügung.

Leistungsbuchungen erfolgen immer auf der Basis eines Buchungsmodells. Dieses dient als Verbindung zum Projektbudget, dessen Positionen ebenfalls auf einem Buchungsmodell basieren. Diese Tatsache erlaubt die Projektkontrolle bis auf die Ebene einer Leistungsart.

Vermeiden falscher Buchungen

Die Buchungsmodelle erfüllen noch andere Aufgaben. Eine sehr wichtige ist, dass die Mitarbeiter keine falschen Buchungen erfassen. Deshalb definiert das Buchungsmodell welche Angaben zu einer Buchung zwingend, möglich oder nicht erlaubt sind. Beispiel: eine direkte Leistungsart der Kostensektion Arbeit muss zwingend mit einem Projekt und einem Mitarbeiter, darf aber nicht mit einem Material oder einem Gerät verbunden sein.

In einem Projekt kann definiert werden, welche Buchungsmodelle zugelassen sind.

Dynamische Oberfläche

Das Buchungsmodell entscheidet, welche Eingabefelder im Erfassungsdialog für Buchungen angezeigt werden. Dies ist besonders wichtig beim Buchen auf mobilen Geräten mit kleinen Bildschirmen. Beispiel: bei einer Spesenbuchung ist die Zeitangabe von/bis nicht sinnvoll. Wenn es keine Materialbuchung ist, dann wird die Artikelauswahl nicht angezeigt.

Unterwegs schnell erfasst

Für Mitarbeiter im Aussendienst stellt XfleX eine für Smartphones und Tablets optimierte Oberfläche zur Verfügung. Es ist keine App-Installation notwendig. Die Webanwendung funktioniert mit allen Browsern auf allen Bildschirmformaten.

Zusätzlich zum Standard-Erfassungsdialog kann der Start-Stopp-Modus aufgerufen werden. Dieser lässt sich so weit vordefinieren, dass mit einem Klick auf Start die passende Buchung initialisiert und durch einen Klick auf Stopp bei Arbeitsende wieder beendet werden kann. Der Dialog funktioniert wie eine Stoppuhr. Damit wird der Erfassungsaufwand auf das absolute Minimum reduziert.

Arbeitszeit- und Ferienkontrolle

Neben den projektbezogenen Tätigkeiten, können in XfleX auch alle indirekten Stunden und Absenzen erfasst werden. Zusammen mit der Feiertagstabelle können beliebige Arbeitszeitkalender geführt, die Sollstunden darin automatisch berechnet und den Mitarbeitern periodengerecht zugewiesen werden. Daraus lassen sich dann für jeden Mitarbeiter Monats- und Jahresübersichten mit Gleitzeit- und Feriensaldi erstellen. Dies täglich, monatlich und kumuliert inklusive Details bezüglich der Leistungsarten. Die Spesenabrechnung ist integriert.

Leistungsfakturierung

Die Ansätze und Konditionen, die zur Abrechnung gelangen, können bei Kunden, bei Mitarbeitern, bei Buchungsmodellen und Projekten spezifisch vorbestimmt und individuell angepasst werden. Buchungen auf Projekte, Rahmen- oder Serviceaufträge sind wöchentlich oder monatlich in einem Massenprozess fakturierbar. Leistungen in einer Projektstruktur können in eine einzige Rechnung konsolidiert werden.

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