Projektverwaltung und Auftragsabwicklung

Projekte und Aufträge

Projekte stehen im Zentrum der Tätigkeit sowohl beim Dienstleister als auch im Gewerbe. Entsprechend vielseitig und flexibel müssen diese einsetzbar sein. Deshalb ermöglichen Projekttypen die Darstellung und das Verhalten eines Projektes vorzubestimmen.

Der Projekttyp legt fest, ob es sich um ein Grossprojekt, ein Teilprojekt, eine Projektphase, ein Objekt, eine Anlage, einen Wartungsvertrag oder einen Serviceauftrag handelt. Dies zeigt, dass ein Projekt jeden möglichen Geschäftsfall übernehmen kann. Das Unternehmen definiert selbst, welche Abläufe wie abgebildet werden sollen.

In komplexeren Fällen sind Projektstrukturen über vier Ebenen möglich. Beispiel: Hauptprojekt-Teilprojekt-Projektphase-Planschritt oder Objekt-Anlagegruppe-Anlage-Serviceeinsatz.

In der Übersicht des Projektes wird nicht nur dessen Struktur gezeigt, sondern auch alle mit ihm verbunden Dokumente, Buchungen und Interkationen aufgeführt. Damit ist auf einen Blick alles relevante ersichtlich, mit einem Klick zugänglich und weiter bearbeitbar.

Projekte budgetieren und überwachen

Jedes Projekt auf jeder Ebene kann ein eigenes Budget tragen. Sobald die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze pro Budgetposition überschritten haben, meldet das Projektbudget dies automatisch via Email dem Projektleiter. Budgetpositionen können periodisch wiederholend sein, sodass bei langen Rahmenaufträgen das monatliche Kostendach eingehalten werden kann.

Projekterfolgsrechnung

Die Projekterfolgsrechnung kann für jedes Projekt auf jeder Ebene erzeugt werden. Sie weist die Zahlen für das Projekt und konsolidiert mit allen seinen Unterprojekten aus. Es werden neun Basiswerte und acht Kennzahlen aufbereitet: Geleistet, Budgetiert, Basiskosten, Selbstkosten, Fakturiert, Bezahlt, Fakturierbar (offene Leistungen), Geleistet (nur Arbeit), Geleistete Arbeitsstunden; Gewinn/Verlust nach Faktura und nach Zahlungseingang, Budgetabweichung, Fakturierbar (offenes Budget), Ausstehend, Angefangene Arbeiten, erreichter Stundensatz Total und nur Arbeit.

Die Projekterfolgsrechnung kann auf dem Bildschirm dargestellt, mit einem gestaltbaren Layout als PDF gedruckt und Teile davon im Excel aufbereitet werden.

Die Projekterfolgsrechnung kann für beliebige Selektionen von Projekten als Zusammenfassung erstellt werden.

Vielseitige Dokumente

Dokumente können mit Projekten und Kontakten (Auftraggeber, Debitor, …) verbunden sein. Sie können kopiert und wiederverwendet, in einen vordefinierten nächsten Status überführt, sowie als PDF mit digitaler Signatur oder Worddokument (RTF) erstellt werden.

XfleX kann umfangreiche Projektdokumente in Kapitel gliedern, welche bis zu neun Ebenen umfassen. Diese Kapitel tragen frei darstellbare Kopf- und Fusszeilen, rechnen automatisch ein Total und können als Zusammenfassung über eine, zwei oder mehr Ebenen auf einem Angebotsdeckblatt erscheinen.

Die Dokumentanalyse zeigt die Dokumentvorkalkulation, einen Materialauszug für die AVOR, eine Arbeitsvorgabe für die Mitarbeiter, Geräteeinsatz und Fremdleistungsaufträge.

Flexible Positionen

In den Positionen eines Dokumentes wird dessen Inhalt ersichtlich. Positionstypen bestimmen deren Zweck. XfleX kennt Arbeit, Spesen, Material, Produktionsmittel, Drittleistung, Kombiartikel, Zuschlag, Reduzieren auf Prozentanteil, Rabatt, Skonto, Administrativposition, Teilrechnungsverrechnung, Total 1, Total 2, Total 3, Schlusstotal, Text 1, Text 2, Text 3, Text 4 und Steuer. Es gibt verschiedene Mengentypen mit bis zu drei Dimensionen, die sich mit einem Einzelpreis verrechnen, die reine Mengenangabe (Devis), die reine Preisangabe (Per) und die reine Betragsangabe (Pauschal). Für sie alle ist deren Darstellung im finalen Dokument vordefinierbar. Bis zu drei Steuersätze kann ein Dokument tragen.

Artikel

Damit Positionen nicht jedes Mal von Grund aufgeschrieben werden müssen, können diese als Artikel vordefiniert werden. XfleX unterscheidet Arbeitsartikel, Materialartikel, Geräte, Fremdleistungen, Textbausteine und Kombiartikel, die aus anderen Artikeln zusammengesetzt sein können.

Artikeln haben Nummern, verschiedene Texte, Preise, Kosten, Ertragskonti, Kostenstellen, Kategorien und Klassierungen. Sie lassen sich mit frei definierbaren Kalkulationen berechnen. Materialartikel können an Lager geführt und eingekauft werden.

Artikelanalysen zeigen periodenbasiert an welche Kunden, in welchen Mengen und mit welchem Umsatz die Artikel fakturiert wurden.

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