XfleX ist ideal für Malerbetriebe

XfleX erleichtert die Offertstellung dank eigenen Textbausteinen. Mitarbeiter erfassen ihre Rapporte direkt auf der Baustelle mit dem Handy. Die Arbeitszeitauswertungen entsprechen den Richtlinien der ZPBK. Die verständliche Projekterfolgsrechnung kann mit der SMGV-Kalkulation umgehen und zeigt auch den Stundensatz Arbeit.

Grundlegende Eigenschaften

Was macht XfleX so flexibel?

Layoutfreiheit
Die Layouts für Offerten, Rechnungen, Korrespondenz usw. erstellen Sie mit Ihrem gewohnten Textprogramm (MS Word, Open Office, …) nach dem eigenen Corporate Design (CD). Ausserdem wählen Sie, in welchem Format (PDF, RTF) XfleX Ihre Dokumente erzeugt.

Begriffsfreiheit
Alle Texte, die auf der Benutzeroberfläche erscheinen, können Sie passend zu den in Ihrem Unternehmen verwendeten Begriffen festlegen.

Freie Felder
Fehlen Ihnen Eingabefelder beim Projekt oder beim Kontakt? XfleX lässt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Felder zusätzlich zu verwenden.  Das gilt für alle Hauptgrössen (Kontakte, Projekte, Dokumente, …) im Programm.

Freie Typen
Gestalten Sie die Prozesse entsprechend Ihren Geschäftsfällen. Das gelingt in XfleX durch die Typisierung der Hauptgrössen. Beispiel: Projekte mit dem Typ Teilprojekt präsentieren und verhalten sich ganz anders als Projekte mit dem Typ Wartungsvertrag.

Digitale Signatur
Dokumente können digital signiert werden. Dadurch müssen Dokumente nicht mehr in Papierform oder auf teuren WORM Speichersystemen archiviert werden. Das heisst nicht drucken, nicht einpacken, nicht frankieren, nicht zur Post bringen, nicht ablegen, sondern einfach per Email versenden – für die MWST genauso wie für die anderen Steuern.

XfleX merkt sich wie Sie arbeiten
XfleX merkt sich, wie Sie arbeiten und stellt Ihnen das System wieder so zur Verfügung, wie Sie es das letzte Mal verwendet haben. Das Betrifft die Suche, die Sortierung, die Ansicht und andere Dialogelemente.

XfleX ist immer für Sie da
Mit XfleX können Sie von überall her (Cloudlösung) und auf jedem Gerät (Handy, Tablet, PC, MAC) arbeiten. Eine App Installation ist dafür nicht erforderlich. XfleX präsentiert sich immer passend zur aktuellen Bildschirmgrösse (responsive design).

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Kontaktmanager

Ein besseres CRM

XfleX bietet eine umfangreiche CRM-Lösung an. Hier einige Punkte, die XfleX speziell auszeichnen und für Ihre Branche besonders wichtig sind.

  • Kundenkonditionen: eigene Rabattsätze für Arbeit, Material, Leistungen, Geräte und Fremdarbeiten. Je für Gross- und Kleinaufträge sowie verdeckte Preisfaktoren für die gleichen Grössen und Rabatt und Skontosätze für den Abschluss.
  • Beliebig viele Kommunikationswege (Telefon, Website, Blog, Email, …) und beliebig viele Anschriften Adressanschriften auf Zeitachse, um künftige Mutationen automatisch zu hinterlegen.
  • Automatische Prozesse bei bestimmten Aktionen. Beispiel: der Versand einer Offerte per Email bewirkt, dass der Kontakt den Eintrag „Nachfassen“ erhält.
  • Versand personalisierter Emails mit Eintrag in der Historie des Kontaktes.
  • Erzeugen von Korrespondenz auf der Basis von Standardbriefen mit Daten aus den beteiligten Kontakten und dem Projekt oder Objekt.
  • Umsatzanalysen zu Angebots-, Auftrags- und Fakturavolumen, detailliert aufgeschlüsselt über vier Vergleichsperioden bis zu den einzelnen Arbeitsarten und Ertragskonten.

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Auftragsbearbeitung

Gut kalkuliert bringt Erfolg

In der Auftragsbearbeitung definieren und kalkulieren Sie Ihre Leistungen und verwenden diese für Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

  • Offerten können direkt mit einem Kontakt verbunden werden und erst später in ein Projekt eingebracht werden, wenn der Auftrag erteilt und ein Projekt angelegt wurde.
  • Dokumente können mit Modellen erstellt, aus anderen kopiert (ganz oder teilweise) oder auf einen vordefinierbaren nächsten Typ übertragen werden.
  • Dokumente können die Basis für ein Projektbudget sein. Das Projektbudget meldet dem Bauleiter per Email, wenn die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze von z.Bsp. 70% auf einer Arbeitsart erreicht haben.
  • Projekte können eine eigene Kalkulation haben und mit einer übersichtlichen Projekterfolgsrechnung überwacht und (einzeln oder gruppenweise) ausgewertet werden. Darin sind alle Kennzahlen enthalten, bis hin zum erreichten Stundensatz.
  • Projekte können beliebig viele beteiligte Kontakte tragen (Bauherr, Architekt, Bauleiter, Verwaltung, …) und mehrstufig geführt sein (Hauptprojekt, Teilprojekt, Projektphase, …).
  • Aus den Dokumenten, typischerweise natürlich aus der Auftragsbestätigung, können Arbeits- und Materialauszüge erstellt werden. Darin werden auch Leistungen aufgelöst, die eine Rezeptur haben.
  • Maximal flexible Positionen mit Kapiteln, Texten, Rabatten auf jeder Ebene, Reduktion auf Zielprozente (“ … davon 90%“), Akkontoverrechnung, Zwischentotalen und Mengentypen mit einer, zwei oder drei Dimensionen, nur Mengen- (Devi), nur Preis- (Per) und nur Betragsangabe (Pauschal).
  • Leistungen können mit der SMGV Kalkulation oder eigenen Kalkulationsmodellen berechnet werden.

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Leistungserfassung,

Nachkalkulation und Arbeitszeitkontrolle

Dieses Modul umfasst viele verschiedene Funktionen. Eine Buchung in XfleX verursacht gleichzeitig Kosten in der Budgetüberwachung sowie in der Nachkalkulation und generiert eine Leistung. Diese Leistung kann in eine Regierechnung eingebracht werden. Handelt es sich um eine Arbeitszeitbuchung, ist es gleichzeitig auch eine Zeitbuchung für den Mitarbeiter.

  • Zusätzlich zu den vordefinierten Preisen und den Konditionen, können Sie projektspezifische Ansätze definieren, die für die Regierapporte in einem bestimmten Projekt verwendetet werden.
  • Einrichten von komplett vordefinierten Buchungen aus der Kombination Mitarbeiter, Arbeitsart und Baustelle. Diese können ähnlich einer Stoppuhr mit einem Klick gestartet und beendet werden.
  • Die freie Rapportierung wird dank der Spracheingabe stark vereinfacht. Beides erleichtert den Mitarbeitern auf der Baustelle die Rapportierung.
  • Für Mitarbeiter mit unterschiedlichen GAV, aus anderen Kantonen oder mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden, können individuelle Arbeitszeitkalender geführt werden.
  • Spesenabrechnungen und Arbeitszeitkontrollen nach Standard der Zentralen Paritätischen Berufskommission des Maler- und Gipsergewerbes (ZPBK) mit Auswertungen auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbasis, sowie beliebigen Perioden.
  • Die Leistungsfakturierung kann einzelne Projekte abrechnen. Sie kann auch alle in einer beliebigen Periode anfallenden Leistungen in einer Massenverarbeitung fakturieren. Schon gestellte Akontorechnungen werden dabei automatisch berücksichtigt. Die erstellten Rechnungen können dann als Massenvorgang via Email versandt werden.

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Mobile Rapportierung

Auch direkt auf der Baustelle

Maler, die ein Smartphone oder Tablet haben, können ihre Zeit und ihre Spesen direkt auf der Baustelle oder später zuhause erfassen. Die Administration wird entlastet und die Fehlerquote sinkt.

Dazu stehen spezialisierte mobile Dialoge zur Verfügung.

  • Einfachste Zeiterfassung mit Start-Stopp Modus
  • Komplette Regierapportierung, bei Bedarf auch mit Material
  • Rapportdialog für Kunde mit Leistungsübersicht (mit Preisen), digital erfassbarer Unterschrift und sofortiger Rapportkopie per Email
  • Einsicht in alle relevanten Kontakte, Projekte und Baustellen

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XfleX eingebettet im Unternehmen

Mit dem Umfeld verbunden

XfleX verfügt über modernste Schnittstellen, damit keine Lösung eine Insellösung bleibt.

Finanz- und Rechnungswesen
Da XfleX eine Cloudlösung ist, verbindet sich XfleX ideal mit anderen Cloudlösungen. Dabei werden Webservices eingesetzt. Derzeit kann Sage Abacus Enterprise 2013+, Sage 50 Extra, Topal Solutions und A3 (ex TopBau Finanz+)  verbunden werden.

Archivierung
Für Projekte und Anlagen können umfangreiche Dokumentationen anfallen. XfleX kann dazu mit Citrix ShareFile (CSF) verbunden werden. Die Dokumente und Bilder können dann über alle von CSF unterstützten Clients übertragen werden und stehen auch direkt in XfleX zur Betrachtung/Download zur Verfügung.

REST Interface
Ermöglicht die Verbindung von anderen Softwarelösungen mit XfleX. Abfragen von Kontakten, Projekten, Mitarbeitern, Buchungsmodellen, Interaktionsmodellen, Buchungen und Terminen. Einfügen von Interaktionen, Buchungen und Terminen; Ändern von Terminen.

Outlook Add-In
Im Outlook eingehende Emails können als Interaktion in XfleX abgelegt werden. Das XfleX Outlook Add-In erkennt den Kontakt aufgrund seiner Email-Adresse. Steht das Email mit einem Projekt in Zusammenhang, kann direkt im Add-In das passende Projekt ausgewählt werden. Welche Anhänge dazu abgelegt werden sollen, kann auch entschieden werden.

 

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innovativ. flexibel. praxisnah.

Module

Preisgestaltung

Optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis

Sie bezahlen nur, was Sie effektiv nutzen. XfleX verrechnet die Anzahl Benutzer, die in einem Monat ein bestimmtes Modul verwendet haben.

Die XfleX Maler Branchensoftware ist ab CHF 72 pro Benutzer und Monat erhältlich.

In diesem Preis sind neben der Verwendung der XfleX Software auch alle Updates, die gesamte Serverhardware und Serversoftware, sowie das Generationen-Backup enthalten. Sie müssen sich um nichts kümmern und haben keine anderen Kosten.

Mein XfleX

Mehr für Sie

XfleX ist so umfangreich und benutzerfreundlich, dass wir hier nicht alle Möglichkeiten und Funktionalitäten aufführen können. Wenn Sie mehr über XfleX erfahren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus. Wir beraten Sie gerne persönlich.

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