XfleX ist ideal für Gebäudetechniker

Bei XfleX steht das Objekt im Zentrum und zeigt alle Anlagen und Wartungsverträge sowie die Servicehistorie auf einen Blick. Der Disponent verfügt über Planungswerkzeuge und der Kalkulator kann mit IGH Katalogen arbeiten.

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Grundlegende Eigenschaften

Was macht XfleX so flexibel?

Layoutfreiheit
Die Layouts für Offerten, Rechnungen, Korrespondenz usw. erstellen Sie mit Ihrem gewohnten Textprogramm (MS Word, Open Office, …) nach dem eigenen Corporate Design (CD). Ausserdem wählen Sie, in welchem Format (PDF, RTF) XfleX Ihre Dokumente erzeugt.

Begriffsfreiheit
Alle Texte, die auf der Benutzeroberfläche erscheinen, können Sie passend zu den in Ihrem Unternehmen verwendeten Begriffen festlegen.

Freie Felder
Fehlen Ihnen Eingabefelder beim Projekt oder beim Kontakt? XfleX lässt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Felder zusätzlich zu verwenden.  Das gilt für alle Hauptgrössen (Kontakte, Projekte, Dokumente, …) im Programm.

Freie Typen
Gestalten Sie die Prozesse entsprechend Ihren Geschäftsfällen. Das gelingt in XfleX durch die Typisierung der Hauptgrössen. Beispiel: Projekte mit dem Typ Teilprojekt präsentieren und verhalten sich ganz anders als Projekte mit dem Typ Wartungsvertrag.

Digitale Signatur
Dokumente können digital signiert werden. Dadurch müssen Dokumente nicht mehr in Papierform oder auf teuren WORM Speichersystemen archiviert werden. Das heisst nicht drucken, nicht einpacken, nicht frankieren, nicht zur Post bringen, nicht ablegen, sondern einfach per Email versenden, für die MWST genauso wie für die anderen Steuern.

XfleX merkt sich wie Sie arbeiten
XfleX merkt sich, wie Sie arbeiten und stellt Ihnen das System wieder so zur Verfügung, wie Sie es das letzte Mal verwendet haben. Das Betrifft die Suche, die Sortierung, die Ansicht und andere Dialogelemente.

XfleX ist immer für Sie da
Mit XfleX können Sie von überall her (Cloudlösung) und auf jedem Gerät (Handy, Tablet, PC, MAC) arbeiten. Eine App Installation ist dafür nicht erforderlich. XfleX präsentiert sich immer passend zur aktuellen Bildschirmgrösse (responsive design).

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Kontaktmanager

Ein besseres CRM

XfleX bietet eine umfangreiche CRM-Lösung an. Hier einige Punkte, die XfleX speziell auszeichnen und für Ihre Branche besonders wichtig sind.

  • Kundenkonditionen: eigene Rabattsätze für Arbeit, Material, Leistungen, Geräte und Fremdarbeiten. Je für Gross- und Kleinaufträge sowie verdeckte Preisfaktoren für die gleichen Grössen und Rabatt und Skontosätze für den Abschluss.
  • Beliebig viele Kommunikationswege (Telefon, Website, Blog, Email, …) und beliebig viele Anschriften Adressanschriften auf Zeitachse, um künftige Mutationen automatisch zu hinterlegen.
  • Automatische Prozesse bei bestimmten Aktionen. Beispiel: der Versand einer Offerte per Email bewirkt, dass der Kontakt den Eintrag „Nachfassen“ erhält.
  • Versand personalisierter Emails mit Eintrag in der Historie des Kontaktes.
  • Erzeugen von Korrespondenz auf der Basis von Standardbriefen mit Daten aus den beteiligten Kontakten und dem Projekt oder Objekt.
  • Umsatzanalysen zu Angebots-, Auftrags- und Fakturavolumen, detailliert aufgeschlüsselt über vier Vergleichsperioden bis zu den einzelnen Arbeitsarten und Ertragskonten.

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Auftragsbearbeitung

Gut kalkuliert bringt Erfolg

In der Auftragsbearbeitung werden Leistungen definiert und kalkuliert, welche für Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen verwendet werden. Diese Dokumente können Teil eines Projektes sein, das alle Vorgänge zusammenfasst und Budget und Erfolgsrechnung übersichtlich darstellt.

    • Offerten können direkt mit einem Kontakt verbunden werden, ohne dass schon ein Projekt eröffnet werden muss. Wird der Auftrag erteilt, kann dann ein Projekt angelegt und die Offerte im Projekt abgelegt werden.
    • Dokumente können mit Modellen erstellt, aus anderen kopiert (ganz oder teilweise) oder auf einen vordefinierbaren nächsten Typ übertragen werden.
    • Dokumente können die Basis für ein Projektbudget sein. Das Projektbudget meldet dem Projektleiter per Email, sobald die erbrachten Leistungen eine definierbare Grenze pro Budgetposition überschriten haben.
    • Projekte können eine eigene Kalkulation haben und mit einer übersichtlichen Projekterfolgsrechnung überwacht und (einzeln, konsolidiert und gruppiert) ausgewertet werden. Darin sind alle Kennzahlen enthalten, bis hin zum erreichten Stundensatz.
    • Projekte können beliebig viele beteiligte Kontakte tragen (Bauherr, Architekt, Bauleiter, Verwaltung, …) und mehrstufig geführt sein (Hauptprojekt, Teilprojekt, Projektphase, …).
    • Aus den Dokumenten, typischerweise natürlich aus der Auftragsbestätigung, können Arbeits- und Materialauszüge erstellt werden. Darin werden die Leistungen aufgelöst, die eine Stückliste haben.
    • Maximal flexible Positionen mit Kapiteln, Texten, Rabatten auf jeder Ebene, Reduktion auf Zielprozente (“ … davon 90%“), Akontoverrechnung, Zwischentotalen und Mengentypen mit einer, zwei oder drei Dimensionen, nur Mengen- (Devi), nur Preis- (Per) und nur Betragsangabe (Pauschal).
    • Leistungen können mit der SuisseTec Kalkulation oder eigenen Kalkulationsmodellen berechnet werden.
    • Importieren, Kalkulieren und Verwenden der IGH Kataloge mit Registersuche, Bild- und Dokumentverweisen und mehrdimensionelen Preisen.

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Leistungserfassung,

Regiefaktura und Arbeitszeitkontrolle

Dieses Modul umfasst viele verschiedene Funktionen. Eine Buchung in XfleX verursacht gleichzeitig Kosten in der Budgetüberwachung sowie in der Nachkalkulation und generiert eine Leistung. Diese Leistung kann in eine Regierechnung eingebracht werden. Handelt es sich um eine Arbeitszeitbuchung, ist es gleichzeitig auch eine Zeitbuchung für den Mitarbeiter.

  • Zusätzlich zu den vordefinierten Artikelpreisen und Kundenkonditionen, können projekt- und anlagenspezifische Ansätze definiert werden.
  • Einrichten von komplett vordefinierten Buchungen aus der Kombination Mitarbeiter, Arbeitsart und Baustelle. Diese können ähnlich einer Stoppuhr mit einem Klick gestartet und beendet werden.
  • Die freie Rapportierung wird dank der Spracheingabe stark vereinfacht. Beides erleichtert den Mitarbeitern auf der Baustelle die Rapportierung.
  • Für Mitarbeiter mit unterschiedlichen GAV, aus anderen Kantonen oder mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden, können individuelle Arbeitszeitkalender geführt werden.
  • Spesenabrechnungen und Arbeitszeitkontrollen mit Auswertungen auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbasis, sowie beliebigen Perioden.
  • Die Leistungsfakturierung kann einzelne Projekte abrechnen. Sie kann auch alle in einer beliebigen Periode anfallenden Leistungen in einer Massenverarbeitung fakturieren. Schon gestellte Akontorechnungen werden dabei automatisch berücksichtigt. Die erstellten Rechnungen können dann als Massenvorgang via Email versandt werden.

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Vertragsverwaltung und Einsatzdisposition

Perfekt gewartet und vorausschauend geplant

Verträge für Präventivwartung abschliessen und periodengerecht fakturieren. Serviceeinsätze aufnehmen und Ressourcen disponieren.

  • Preisbildung aufgrund der Vertragspositionen möglich (beliebig viele, alle Arten: Arbeit, Material, …).
  • Wartungstermine über mehrere Terminserien bestimmbar, mit verschiedenen Intervallmustern (Tag, Woche, Monat, Jahr; Wochentage; erste, zweite, .., letzte Woche; usw.).
  • Generieren von Wartungsaufträgen aufgrund der Vertragstermine.
  • Eröffnen von Serviceaufträgen zu Objekten und Anlagen.
  • Leistungsfakturierung für Serviceeinsätze. Vertragsfakturierung für Wartungsverträge.
  • Disponieren aller Einsätze mit mehreren Terminen pro Auftrag.
  • Geoinformationssytem auf interaktiver Karte mit aktuellen und historischen Standorten der Mitarbeiter sowie Lage der Objekte und Baustellen (GPS Tracking).
  • Termine für Montageaufträge führen.
  • Terminübermittlung auf externe Kalender wie MS Outlook möglich.
  • Erstellen von Abnahmeprotokollen im Anlagenbau.

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Technischer Aussendienst

Perfekt informiert über alle Anlagen und Aufgaben

Für die Mitarbeiter im Aussendienst, die auf Tablets und Handys arbeiten, stehen spezialisierte mobile Dialoge zur Verfügung.

  • Einsicht in alle relevanten Kontakte und Objekte mit Anlagenübersicht und Einsatzhistorie.
  • Kalender mit direkter Verbindung auf die Serviceeinsätze und allen dazugehörenden Objektinformationen.
  • Möglichkeit der Erstellung von Piketteinsätzen.
  • Komplette Rapportierung von Arbeit, Spesen, Geräteeinsatz und Materialverbrauch.
  • Erfassung der vordefinierten Anlagedaten für die Abnahmeprotokolle und die Anlageüberwachung.
  • Möglichkeit der Materialbestellung und -verbuchung.
  • Rapportdialog für Kunde mit Leistungsübersicht (mit Preisen), digital erfassbarer Unterschrift und sofortiger Rapportkopie per Email.

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Überwachungsaufgaben

für Verwaltungen übernehmen

Eröffnen von Überwachungsverträgen zu Objekten mit mehreren wiederkehrenden Terminfolgen in Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresrhythmus.

  • Definieren welche Anlagen überwacht und welche Daten jeweils aktuell erfasst werden sollen.
  • Definieren was passieren soll, wenn die neu erfassten Daten die vordefinierten Limiten über- oder unterschreiten.
  • Beliebig viele Überwachungspunkte pro Anlage und Terminfolge möglich.
  • Automatische Termineinträge bei den verantwortlichen Mitarbeitern.
  • Vor Ort Erfassung der Daten auf allen mobilen Geräten möglich (keine App Installation notwendig).
  • Historisierung aller erfassten Werte, sodass Überwachungsprotokolle für die Verwaltungen aufbereitet werden können.
  • Vertragsfakturierung für Überwachungsaufträge.

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Einkauf und Lagerführung

Immer gut versorgt

Zum optimalen Zeitpunkt die notwendigen Mengen zum besten Preis einkaufen.

  • Bestellvorschläge können auf der Basis von Auftragsdokumenten, von Serviceaufträgen und von Mindestmengen aufbereitet werden. Anschliessend werden die Bestellvorschläge zu Bestellungen pro Lieferanten zusammengefasst, wobei die Referenzinformationen für die spätere Reservierung erhalten bleiben.
  • Jedes Material kann mit eigenen Lieferanten und mit deren Konditionen ausgezeichnet werden (bei IGH Material mit ein oder zwei Dimensionen für jede einzelne Dimension). Dazu gehören auch die spezifische Bestellnummer, der Bestelltext, die Mindestmengen und eine von der Artikeleinheit abweichende Bestelleinheit, in die XfleX bei einer Bestellung automatisch umrechnet.
  • Die Lieferungen können in Teilmengen sein, die dann bei der nächsten Anlieferung zur selben Bestellung automatisch berücksichtigt werden. Die Positionen werden für die entsprechenden Projekte und Serviceaufträge am gewünschten Lagerort reserviert.
  • Für die Auslieferung können Rüstscheine aufbereitet werden. Diese dienen dem zentralen Lager zur Ausstattung der Servicefahrzeuge.
  • Analysen über die ein- und ausgehenden Bewegungen in verschiedenen Perioden erlauben eine optimierte Einkaufsplanung.

 

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XfleX eingebettet im Unternehmen

Mit dem Umfeld verbunden

XfleX verfügt über modernste Schnittstellen, damit keine Lösung eine Insellösung bleibt.

Interessengemeinschaft Datenverbund IGH
Die nach dem Format IGH zur Verfügung gestellten Kataloge können in die eigene Datenbank übernommen und kalkuliert werden. Die Suche nach Artikeln kann mit den Registern erfolgen. Die Artikel zeigen die Eigenschaftengruppen HK, HL, HLKS, ZF und AppMon, sowie Synonyme, Herstellerangaben, alle Texte, Gewichte und Codes. Natürlich stehen auch die mehrdimensionalen Ausführungen mit ihren Preisen, EAN Codes und Recyclingkosten sowie der Zugriff auf die externen Masspläne, Anleitungen und Bilder zur Verfügung.

Finanz- und Rechnungswesen
Da XfleX eine Cloudlösung ist, verbindet sich XfleX ideal mit anderen Cloudlösungen. Dabei werden Webservices eingesetzt. Derzeit kann Abacus Enterprise 2013+, Sage 50 Extra, Topal Solutions und A3 (ex TopBau Finanz+) verbunden werden.

Archivierung
Für Projekte und Anlagen können umfangreiche Dokumentationen anfallen. XfleX kann dazu mit Citrix ShareFile (CSF) verbunden werden. Die Dokumente und Bilder können dann über alle von CSF unterstützten Clients übertragen werden und stehen auch direkt in XfleX zur Betrachtung/Download zur Verfügung.

REST Interface
Ermöglicht die Verbindung von anderen Softwarelösungen mit XfleX. Abfragen von Kontakten, Projekten, Mitarbeitern, Buchungsmodellen, Interaktionsmodellen, Buchungen und Terminen. Einfügen von Interaktionen, Buchungen und Terminen; Ändern von Terminen.

Outlook Add-In
Im Outlook eingehende Emails können als Interaktion in XfleX abgelegt werden. Das XfleX Outlook Add-In erkennt den Kontakt aufgrund seiner Email-Adresse. Steht das Email mit einem Projekt in Zusammenhang, kann direkt im Add-In das passende Projekt ausgewählt werden. Welche Anhänge dazu abgelegt werden sollen, kann auch entschieden werden.

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innovativ. flexibel. praxisnah.

Module

Preisgestaltung

Optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis

Sie bezahlen nur, was Sie effektiv nutzen. XfleX verrechnet die Anzahl Benutzer, die in einem Monat ein bestimmtes Modul verwendet haben (Saas Modell).

Die XfleX HLK Branchensoftware ist ab CHF 110 pro Benutzer und Monat erhältlich.

In diesem Preis sind neben der Verwendung der XfleX Software auch alle Updates, die gesamte Serverhard- und Serversoftware, sowie das Generationen-Backup enthalten. Sie müssen sich um nichts kümmern und haben keine weiteren Kosten.

 

Mein XfleX

Mehr für Sie

XfleX ist so umfangreich und benutzerfreundlich, dass wir hier nicht alle Möglichkeiten und Funktionalitäten aufführen können. Wenn Sie mehr über XfleX erfahren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus. Wir beraten Sie gerne persönlich.

Presse

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